Politique de confidentialité

Politique adoptée le 8 juillet 2026

Introduction

AGENCE HÉLIUM INC. (aussi désignée « Helium Agency Inc. », ci-après « Gensy », « nous », « notre » ou « nos ») — NEQ 1177643112, numéro d’entreprise (Canada) 722984804, dont le siège est situé au 1640, rue Guillaume-Renaud, Québec (Québec) G2K 0H7 — exploite la plateforme accessible à l’adresse gensy.email (la « Plateforme ») permettant à ses clients de créer, gérer et déployer des signatures de courriel et des campagnes de bannières pour les membres de leur personnel (le « Service »).

Gensy accorde une importance fondamentale à la protection de la vie privée et à la confidentialité des renseignements personnels. La présente politique de confidentialité (la « Politique ») a pour objectif d’informer la personne concernée : (i) des règles de gouvernance et des pratiques de Gensy en matière de protection des renseignements personnels ; (ii) de la manière dont les renseignements personnels sont collectés, utilisés, conservés, communiqués et détruits ; (iii) de ses droits relativement à ses renseignements personnels ; et (iv) des moyens de communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels.

La Politique vise à assurer le respect des lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (la « Loi 25 »), la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (la « LPRPDE ») et la Loi canadienne anti-pourriel (la « LCAP »).

Gensy se réserve le droit de mettre à jour la Politique périodiquement, notamment en fonction de tout changement législatif ou de recommandations émanant de la Commission d’accès à l’information du Québec (la « CAI »). Dans le cas où des modifications seraient apportées à la Politique, Gensy publiera la Politique modifiée sur la Plateforme et, lorsque les modifications sont substantielles, en avisera les Utilisateurs par courriel ou par un avis affiché sur la Plateforme.

1. Définitions

Aux fins de la Politique, les termes suivants ont la signification qui leur est attribuée :

« Client » désigne toute personne morale, ou son représentant, ayant souscrit un abonnement à la Plateforme.
« Loi applicable » désigne collectivement la Loi 25, la LPRPDE, la LCAP et toute autre loi applicable en matière de protection des renseignements personnels et de communications électroniques.
« Renseignements personnels » a le sens qui lui est donné à la section 2.
« Responsable » désigne le responsable de la protection des renseignements personnels désigné par Gensy conformément aux dispositions de la Loi 25.
« Utilisateur » désigne toute personne qui accède à la Plateforme ou l’utilise, incluant les représentants désignés par un Client.
« Personne concernée par les traitements pour le compte du Client » désigne toute personne physique dont les Renseignements personnels sont traités par Gensy au moyen du Service pour le compte d’un Client — notamment les membres de son personnel dont les signatures sont générées et déployées.

2. Qu’est-ce qu’un renseignement personnel ?

On entend par renseignement personnel toute information qui concerne une personne physique et qui, directement ou indirectement, permet de l’identifier (séparément ou en combinaison avec d’autres données) (les « Renseignements personnels »). Les Renseignements personnels comprennent notamment le nom, l’adresse courriel, le numéro de téléphone, le poste occupé, l’employeur, la photographie, l’adresse IP, les identifiants techniques et toute information relative aux activités professionnelles d’une personne physique identifiable.

La Politique vise tant les Renseignements personnels qui concernent les Utilisateurs de la Plateforme que ceux relatifs à toute autre personne dont les Renseignements personnels seraient traités par Gensy.

3. Renseignements personnels que nous recueillons

3.1. Renseignements concernant les Utilisateurs

Lorsqu’un Utilisateur s’inscrit à la Plateforme ou l’utilise, Gensy peut recueillir les Renseignements personnels suivants :

nom, prénom et coordonnées professionnelles (courriel) ;
identifiants de connexion (le mot de passe est stocké sous forme hachée, jamais en clair) ;
informations de facturation (les données complètes de carte de crédit ne sont pas conservées par Gensy — voir sous-section 3.3) ;
contenu communiqué à Gensy (demandes de soutien, questions posées à l’assistant, commentaires) ;
préférences et paramètres de compte (langue, thème, espace de travail actif).

3.2. Renseignements relatifs à un compte tiers connecté

Pour permettre le déploiement automatique des signatures, le Client peut autoriser Gensy à accéder à certaines informations de son environnement Google Workspace ou Microsoft 365, notamment : l’annuaire des membres de son personnel (nom, courriel, poste) et les paramètres de signature de leurs boîtes courriel. Les jetons d’accès à ces services sont chiffrés (AES-256-GCM) et utilisés uniquement pour l’exécution du Service. Le Client reconnaît être seul responsable de la conformité de cette autorisation avec les conditions d’utilisation des services tiers concernés.

3.3. Renseignements de paiement

Les paiements sont traités par notre prestataire de services de paiement, Stripe, Inc. (« Stripe »), dont les opérations et les serveurs de traitement sont situés au Canada et aux États-Unis. Gensy ne stocke pas les numéros complets de carte de crédit. Stripe peut nous transmettre certaines informations (type de carte, quatre derniers chiffres, date d’expiration, succès ou échec de la transaction) à des fins de facturation et de prévention de la fraude. Le traitement des données par Stripe est régi par sa politique de confidentialité disponible à l’adresse stripe.com/privacy.

3.4. Renseignements collectés automatiquement

Lorsqu’un Utilisateur navigue sur la Plateforme, certains renseignements techniques sont traités : les témoins essentiels d’authentification (voir section 14), et des journaux d’infrastructure de courte durée (adresse IP, type de navigateur) tenus par notre hébergeur à des fins de sécurité et de prévention des abus. Les outils de mesure d’audience (Vercel Analytics, Speed Insights — sans témoin) ne sont activés qu’avec le consentement préalable de l’Utilisateur (voir section 11).

3.5. Renseignements traités pour le compte du Client

Le Client importe dans la Plateforme les Renseignements personnels des membres de son personnel nécessaires à la génération de leurs signatures : nom, courriel, téléphone, poste, département et, le cas échéant, photographie. Ces renseignements peuvent provenir d’un fichier fourni par le Client, d’une saisie manuelle, du portail self-service offert aux personnes concernées ou de la synchronisation de l’annuaire autorisée à la sous-section 3.2. À l’égard de ces renseignements, le Client demeure le responsable du traitement et Gensy agit comme fournisseur de services : le Client garantit qu’il est autorisé à confier ces renseignements à Gensy et qu’il a informé les personnes concernées.

3.6. Statistiques d’utilisation des signatures

Lorsque le Client active cette fonction (désactivée par défaut — voir section 11), les signatures peuvent contenir un pixel de mesure et des liens de redirection permettant de compter les ouvertures et les clics. Ce dispositif est volontairement minimisé : aucun témoin n’est déposé chez les destinataires, aucune adresse IP n’est conservée et aucune donnée identifiant le destinataire n’est enregistrée — seuls le type d’appareil, le client de messagerie et l’horodatage sont agrégés au bénéfice du Client expéditeur.

4. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Gensy recueille, utilise et conserve les Renseignements personnels pour les finalités suivantes :

créer et administrer le compte de l’Utilisateur ;
fournir, exploiter, améliorer et personnaliser le Service (génération et déploiement des signatures et campagnes) ;
traiter les paiements, gérer la facturation et le recouvrement ;
communiquer avec l’Utilisateur (avis techniques, soutien, notifications de service) ;
envoyer, sous réserve du consentement applicable, des communications commerciales électroniques conformément à la LCAP ;
prévenir les fraudes, les abus et les usages contraires aux conditions d’utilisation ;
assurer la sécurité de la Plateforme et la protection des Renseignements personnels ;
réaliser des analyses statistiques et de performance, en utilisant lorsque possible des données dépersonnalisées ou agrégées ;
se conformer aux Lois applicables et répondre à toute demande légale.

5. Base juridique du traitement et consentement

En créant un compte et en utilisant la Plateforme, l’Utilisateur consent à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ses Renseignements personnels conformément à la Politique. L’Utilisateur peut retirer son consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables, et de la nécessité de conserver certains Renseignements personnels pour permettre à Gensy de fournir le Service ou de se conformer à ses obligations.

6. Communication des renseignements personnels à des tiers

Gensy peut communiquer des Renseignements personnels aux tiers suivants, dans la mesure raisonnablement nécessaire :

Fournisseurs de services et sous-traitants : hébergement infonuagique, traitement des paiements (Stripe), envoi de courriels transactionnels, fonctions d’intelligence artificielle, surveillance des erreurs, sécurité et lutte contre la fraude. Ces tiers sont tenus contractuellement de respecter la confidentialité des Renseignements personnels et de les utiliser uniquement aux fins pour lesquelles ils leur ont été communiqués.
Plateformes tierces autorisées par le Client : services auxquels le Client connecte son compte (Google Workspace, Microsoft 365). Les Renseignements personnels transmis à ces plateformes sont régis par leurs propres politiques de confidentialité.
Autorités publiques et organismes d’application de la loi, lorsque la communication est exigée par la Loi applicable, une ordonnance judiciaire ou une demande légale valide.
Conseillers professionnels (avocats, comptables, vérificateurs), dans le cadre de leurs mandats respectifs.
Tiers acquéreurs, dans le cadre d’une transaction commerciale impliquant tout ou partie de l’entreprise ou des actifs de Gensy (fusion, acquisition, réorganisation), sous réserve d’engagements de confidentialité appropriés.

Gensy s’engage à limiter les Renseignements personnels qu’elle communique aux tiers aux seuls renseignements raisonnablement nécessaires pour leur permettre de s’acquitter de leurs fonctions.

Gensy maintient une liste à jour de ses principaux fournisseurs de services et sous-traitants, accessible à la page Sous-traitants ou sur demande adressée au Responsable. Gensy s’engage à mettre à jour cette liste dans un délai raisonnable lors de l’ajout ou du retrait d’un fournisseur de services ayant accès à des Renseignements personnels.

7. Communication à l’extérieur du Québec

Il est possible que les Renseignements personnels soient communiqués à l’extérieur du Québec, notamment lorsque les serveurs d’hébergement ou les fournisseurs de services de Gensy sont situés ailleurs au Canada ou aux États-Unis.

Conformément aux dispositions de la Loi 25, avant de communiquer des Renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Gensy procède à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) qui tient compte des éléments suivants : la sensibilité des Renseignements personnels concernés ; la finalité de leur utilisation ; les mesures de protection contractuelles, techniques et organisationnelles dont ils bénéficient ; et le régime juridique applicable dans l’État destinataire, notamment les principes de protection des renseignements personnels qui y sont applicables.

Lorsque l’EFVP démontre que les Renseignements personnels bénéficieront d’une protection adéquate, Gensy conclut avec le destinataire une entente écrite prévoyant des engagements de confidentialité et de protection conformes aux exigences de la Loi 25.

8. Utilisation de l’intelligence artificielle et décisions automatisées

Gensy utilise des systèmes d’intelligence artificielle pour certaines fonctions optionnelles, notamment pour : (i) extraire des coordonnées à partir de contenus fournis par l’Utilisateur (import intelligent) ; (ii) suggérer des corrections aux fiches du personnel (nettoyage de données) ; (iii) générer ou modifier des modèles de signature ; et (iv) traiter des images. Les contenus soumis à ces fonctions sont transmis aux fournisseurs d’IA identifiés à la page Sous-traitants pour la seule exécution de la fonction demandée ; Gensy configure ces services pour que les Renseignements personnels ne soient pas utilisés pour entraîner les modèles [À CONFIRMER : effectif après activation de Vertex AI].

Le Service ne rend aucune décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets à l’égard des personnes concernées. Si une telle décision devait être introduite, conformément à la Loi 25, Gensy en informerait les personnes concernées, qui auraient alors le droit d’obtenir les informations prévues par la Loi 25 et de présenter des observations à un membre du personnel de Gensy en mesure de réviser la décision.

L’Utilisateur reconnaît que le contenu généré ou suggéré par les outils d’intelligence artificielle peut comporter des erreurs ou des biais. La vérification du contenu avant tout usage demeure la responsabilité exclusive de l’Utilisateur.

9. Conservation et destruction

Gensy ne conserve les Renseignements personnels que pour la durée nécessaire à l’accomplissement des finalités pour lesquelles ils ont été collectés, à l’exécution du Service ou pour se conformer à ses obligations légales, comptables et fiscales. Gensy s’est dotée d’un calendrier de conservation, dont les principales durées — appliquées automatiquement par la Plateforme — sont :

statistiques d’utilisation des signatures : 13 mois, purge automatique quotidienne ;
journaux techniques et d’audit, notifications : 90 jours, purge automatique quotidienne ;
données de compte et du personnel du Client : jusqu’à leur suppression par le Client ou la suppression du compte ;
demandes de soutien et journaux d’assistance IA : 12 mois ;
données de facturation : durées légales comptables et fiscales.

Lorsqu’un Utilisateur supprime son compte, les Renseignements personnels des espaces de travail qu’il possède sont immédiatement et définitivement détruits (bases de données, fichiers et photographies), et l’abonnement est annulé. Les copies de sauvegarde de l’infrastructure sont purgées selon le cycle de notre hébergeur, dans un délai maximal de 30 jours. À l’expiration des délais de conservation, les Renseignements personnels sont détruits, supprimés ou anonymisés selon les meilleures pratiques de l’industrie.

10. Sécurité et protection

Gensy met en place et maintient des mesures de sécurité physiques, techniques et organisationnelles raisonnables pour protéger les Renseignements personnels contre la perte, le vol, l’accès, la divulgation, la copie, l’utilisation ou la modification non autorisés. Ces mesures incluent notamment :

le chiffrement des données en transit (TLS/HSTS) et au repos, ainsi que le chiffrement applicatif (AES-256-GCM) des jetons d’intégration ;
le cloisonnement strict des données entre les organisations clientes (politiques de sécurité au niveau des lignes) ;
la signature cryptographique des liens de mesure et des jetons d’accès ;
la gestion stricte des accès selon le principe du moindre privilège ;
la journalisation des accès et des actions sensibles, avec purge automatique ;
la limitation du débit des requêtes et la protection anti-robots ;
des revues de sécurité périodiques du code et des dépendances.

Aucune méthode de transmission ou de stockage électronique n’étant parfaitement sécuritaire, Gensy ne peut garantir la sécurité absolue des Renseignements personnels. L’Utilisateur a la responsabilité de préserver la confidentialité de ses identifiants de connexion et de ses clés API, et d’aviser Gensy sans délai en cas d’utilisation non autorisée.

11. Paramètres de confidentialité par défaut

Conformément aux dispositions de la Loi 25, Gensy s’assure que les paramètres de confidentialité de la Plateforme assurent, par défaut, le plus haut niveau de confidentialité, sans aucune intervention requise de la personne concernée. Cette obligation ne s’applique pas aux témoins de connexion.

En particulier : la mesure d’audience du site est désactivée par défaut et n’est activée qu’avec le consentement de l’Utilisateur (modifiable ci-dessous) ; et les statistiques d’utilisation des signatures (sous-section 3.6) sont désactivées par défaut pour chaque nouvelle organisation — le Client qui les active est informé de son obligation d’en informer les personnes concernées, et peut les désactiver en tout temps dans ses réglages.

12. Incidents de confidentialité

Si Gensy a des motifs de croire qu’un incident de confidentialité au sens de la Loi 25 s’est produit (accès, utilisation ou communication non autorisés, ou perte de Renseignements personnels), elle prend sans délai les mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter qu’un tel incident ne se reproduise.

Si l’incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé, Gensy avise avec diligence la CAI ainsi que toute personne dont un Renseignement personnel est concerné par l’incident, sous réserve des exceptions prévues par la Loi 25. L’avis aux personnes concernées contient au minimum : (i) une description des Renseignements personnels visés par l’incident ou, si cette information n’est pas connue, la raison pour laquelle elle ne peut être fournie ; (ii) une description sommaire des circonstances de l’incident ; (iii) la date ou la période où l’incident s’est produit ou, si elle n’est pas connue, la période approximative ; (iv) une description des mesures que Gensy a prises ou entend prendre pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé ; (v) les mesures que la personne concernée peut prendre pour diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou pour atténuer un tel préjudice ; et (vi) les coordonnées du Responsable auprès duquel la personne concernée peut obtenir de plus amples renseignements.

Gensy tient un registre des incidents de confidentialité conformément aux exigences de la Loi 25.

13. Droits de la personne concernée

Sous réserve des conditions prévues par la Loi applicable, la personne concernée dispose des droits suivants à l’égard de ses Renseignements personnels :

13.1. Droit d’accès

La personne concernée peut demander à Gensy de confirmer si elle détient des Renseignements personnels à son sujet et d’y accéder.

13.2. Droit de rectification

La personne concernée peut demander la rectification de tout Renseignement personnel inexact, incomplet ou équivoque la concernant.

13.3. Droit à la portabilité

La personne concernée peut demander que les Renseignements personnels informatisés qu’elle a fournis à Gensy lui soient communiqués dans un format technologique structuré et couramment utilisé, ou qu’ils soient communiqués à un tiers qu’elle désigne. La Plateforme offre à cet effet un export self-service dans les réglages du compte.

13.4. Droit de retrait du consentement

La personne concernée peut retirer son consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication de ses Renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables.

13.5. Droit à la désindexation

La personne concernée peut demander à Gensy de cesser la diffusion d’un Renseignement personnel ou de désindexer tout hyperlien y donnant accès lorsque les conditions prévues à la Loi 25 sont rencontrées.

13.6. Modalités d’exercice

Les demandes d’exercice des droits doivent être adressées par écrit au Responsable désigné à la section 16. Gensy répondra à toute demande dans les 30 jours suivant sa réception. La demande ne sera traitée que si elle est faite par une personne justifiant son identité et, le cas échéant, sa capacité. La transcription, la reproduction ou la transmission peuvent donner lieu à des frais raisonnables, dont le demandeur sera préalablement avisé. Lorsque la demande vise des Renseignements personnels traités pour le compte d’un Client (sous-section 3.5), Gensy la relaie au Client concerné, qui en demeure responsable, et lui prête assistance.

13.7. Droit de plainte

Si la personne concernée estime que Gensy n’a pas respecté ses obligations en matière de protection des renseignements personnels, elle peut déposer une plainte auprès de la CAI (www.cai.gouv.qc.ca) ou, selon le cas, auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (www.priv.gc.ca).

14. Témoins et technologies similaires

La Plateforme utilise des témoins (« cookies ») et des technologies similaires (identifiants de session, stockage local) pour assurer son bon fonctionnement, mémoriser les préférences de l’Utilisateur et, avec son consentement, analyser l’utilisation. Les principaux types utilisés sont :

Témoins essentiels : nécessaires au fonctionnement de la Plateforme (authentification, sécurité, espace de travail actif). Ces témoins ne peuvent être désactivés sans rendre la Plateforme inutilisable.
Stockage local fonctionnel : mémorise les préférences (langue, thème) et le choix de consentement, sans transmission à des tiers.
Mesure d’audience : outils sans témoin (Vercel Analytics, Speed Insights) activés uniquement après consentement (voir section 11).

L’Utilisateur peut gérer ses préférences au moyen des paramètres de son navigateur ou de l’outil de gestion du consentement de la section 11.

15. Marketing direct et LCAP

Conformément à la LCAP, Gensy n’envoie de communications commerciales électroniques (infolettres, offres promotionnelles) à un Utilisateur que dans la mesure où celui-ci y a consenti, sauf dans les cas où la LCAP prévoit un consentement tacite ou une dispense. Tout Utilisateur peut en tout temps retirer son consentement en utilisant le mécanisme de désabonnement fourni dans chaque communication ou en communiquant avec Gensy à l’adresse indiquée à la section 16. Le retrait du consentement sera traité dans les meilleurs délais et au plus tard dans les 10 jours ouvrables.

16. Responsable de la protection des renseignements personnels

Gensy a désigné, conformément aux dispositions de la Loi 25, un Responsable de la protection des renseignements personnels chargé de veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi applicable au sein de l’organisation. Pour toute question, préoccupation, plainte ou demande d’exercice de ses droits, la personne concernée peut communiquer avec le Responsable aux coordonnées suivantes :

Responsable de la protection des renseignements personnels
Vincent Paradis
1640, rue Guillaume-Renaud, Québec (Québec) G2K 0H7
vincent@gensy.email

17. Enfants et mineurs

La Plateforme est destinée à une utilisation professionnelle (B2B) par des personnes majeures (18 ans ou plus). Gensy ne collecte pas sciemment de Renseignements personnels concernant des mineurs. Si une personne croit que des Renseignements personnels d’un mineur ont été communiqués à Gensy, elle est invitée à communiquer avec le Responsable, qui prendra les mesures nécessaires pour supprimer ces renseignements.

18. Modifications à la politique

Gensy se réserve le droit de modifier la Politique en tout temps. Les modifications prennent effet dès leur publication sur la Plateforme. En cas de modifications substantielles, Gensy en avisera les Utilisateurs par courriel ou par un avis affiché sur la Plateforme avant l’entrée en vigueur des modifications. L’utilisation continue du Service après l’entrée en vigueur des modifications constitue une acceptation de la Politique modifiée.

19. Droit applicable et langue

La Politique est régie par les lois applicables dans la province de Québec et les lois fédérales du Canada qui y sont applicables.

Conformément aux dispositions de la Charte de la langue française (RLRQ, c. C-11), la Politique est rédigée et diffusée en français. Une version dans une autre langue peut être mise à la disposition de l’Utilisateur après que la version française lui a été remise et qu’il en a exprimé la volonté expresse. En cas de divergence entre la version française et toute version dans une autre langue, la version française prévaut.

Politique adoptée le 8 juillet 2026.